La bonne personne au bon endroit

Forte de plus de quinze ans d’expérience dans les logiciels de planification, SZ Informatique SA décide en 2015 de développer un nouveau produit basé sur les dernières technologies et regroupant les meilleures solutions offertes sur le marché. Le progiciel (contraction des mots produit et logiciel) de planification des ressources humaines «ModulePlanning» est né.
Dès sa commercialisation en 2016, l’outil – qui s’adapte à tous les secteurs d’activité – suscite un vif intérêt et une première installation est faite durant l’été 2016. En 2017, une administration publique choisit ModulePlanning comme solution centrale de planification pour l’ensemble de ses services. C’est le début d’un succès qui perdure. Destiné à des entreprises de la construction, de soins à domicile, de sécurité, d’entretien et de maintenance, le logiciel est également adapté aux services publics comme la police, la petite enfance, les pompiers ou la voirie. Dans ces divers domaines, il est un outil performant visant à gérer l’ensemble des ressources humaines et matérielles avec fluidité.

Ne jamais être pris au dépourvu, même en cas de pic d’activité

ModulePlanning permet de coordonner les équipes sur le terrain de manière simple et efficace; il est également possible d’établir les tournus selon des paramètres prédéfinis. «ModulePlanning est bien plus qu’un simple outil de gestion des heures de travail, car les planificateurs sont en mesure d’attribuer, de planifier et de faire un suivi des tâches des équipes, résume Stephan Zwettler, directeur de SZ Informatique SA. En cas d’imprévu, le logiciel leur permet de transférer rapidement la mission à un autre collaborateur ou à un remplaçant de piquet, et d’adapter le planning en conséquence».
Les compétences des collaborateurs font également partie des fonctionnalités du progiciel. Par exemple, au sein de certaines structures pour jeunes en difficulté, les éducateurs ont adopté ModulePlanning dans le but de gérer leur planning: le système vérifie en temps réel si les compétences de l’encadrement présent correspondent bien au nombre de résidents et à leurs problèmes spécifiques. En outre, les ressources matérielles – comme la flotte de véhicules ou les outils – sont intégrées à ModulePlanning. Très pratique notamment pour la voirie qui doit prévoir des véhicules adaptés lors de nettoyage des rues, de déneigement ou d’aménagements paysagers. Une multitude d’options de personnalisation peuvent être paramétrées, afin de correspondre aux modes de fonctionnement propres à chaque entreprise ou service.
La solution gère également les lieux d’intervention, afin de toujours savoir où se trouvent les équipes mobiles sur le terrain. En résumé, ModulePlanning est une solution souple et ergonomique qui vérifie que les effectifs planifiés et les compétences soient en corrélation avec les besoins opérationnels.
«La fonction ‘contrôle d’incohérence’ vient sublimer le processus, non pour vous bloquer lors de votre planification, mais pour vous alerter en cas de non-respect de certaines règles ou d’anomalies», indique Stephan Zwettler. Il peut s’agir d’éléments basiques comme l’attribution de deux activités simultanées à une seule personne ou la non-prise en compte de la durée de pause minimale, mais aussi de critères plus poussés tels que la détention ou la validité de permis (poids-lourds lors de conduite de camions ou port d’arme à la police).
La flexibilité du système permet de saisir aussi bien des règles propres à chaque entreprise que des conventions collectives de travail (CCT) selon le métier, le canton, etc.

Grâce à un accès mobile via son smartphone ou sa tablette, les relations entre planificateurs et intervenants sont optimisées.

Une communication facilitée

Jusqu’à récemment, les entreprises n’avaient d’autres moyens pour organiser le travail de leurs équipes que d’utiliser des fichiers Excel. A chaque changement, les planificateurs devaient modifier les plannings et contacter les employés pour les en informer. Rien de tout cela avec ModulePlanning! Grâce à un accès mobile via le smartphone ou la tablette, les relations entre planificateurs et intervenants sont optimisées. Chaque utilisateur est informé en temps réel de son planning ou de celui de son service; il reçoit des alertes en cas de changement ou d’imprévu dans l’organisation. En outre, il est en mesure de saisir l’avancement de ses tâches (statuts: accepté, en cours, terminé, etc.).
Par ailleurs, ModulePlanning permet une interface bidirectionnelle automatique avec les outils des Ressources Humaines (RH) de l’entreprise. Ainsi, des informations comme la liste des intervenants avec leurs compétences, les absences planifiées (vacances par exemple) peuvent être transmises de l’outil RH vers le logiciel. A l’inverse – du logiciel vers l’outil RH -, il est possible de transmettre les horaires des intervenants selon les tournus, les heures de travail effectives et les absences non prévues (maladie, accident, etc.). Par ce biais, les RH disposent de compteurs d’heures supplémentaires et de vacances toujours à jour, gagnant ainsi en efficacité.

Utilisation et service après-vente

«Après une phase d’analyse basée sur l’expression des besoins de l’entreprise, nos consultants effectuent tous les paramétrages nécessaires de l’outil», précise Stephan Zwettler. ModulePlanning a un mode de distribution très classique: une licence peut être achetée (dès CHF 25 000.-) ou louée (dès CHF 400.-/mois) avec une maintenance annuelle. Une fois mis en place, le progiciel est simple et facile à utiliser par l’ensemble des équipes d’une entreprise. «Une seule installation suffit pour gérer une multitude de plannings aux règles différentes», précise Stephan Zwettler.
A relever que dans le marché actuel, la grande majorité des outils de planification d’équipes proposent des solutions cloud hébergées en ligne. Avec ModulePlanning, l’entreprise a affaire à un logiciel de planification 100% hébergé dans ses locaux, ce qui en fait la solution préférée des entreprises qui gèrent des données sensibles.
En tant qu’éditeur-distributeur-intégrateur, SZ Informatique SA s’occupe de l’installation, du paramétrage, de la prise en compte des spécificités, de la formation, de la mise en service et enfin, de la maintenance de la solution. Choisir ModulePlanning, c’est l’assurance d’un service client de qualité qui vous offre un lien direct avec les créateurs du progiciel. Un seul interlocuteur pour votre entreprise, fini les intermédiaires!

Véronique Stein